• مقالات مبانی نظری

مبانی نظری فناوری اطلاعات در سازمان : فناوری اطلاعات (IT) به طور گسترده ای در سازمان ها استفاده می شود و برای بهبود کارایی، افزایش بهره وری و ایجاد ارتباطات بهتر با مشتریان و شرکای تجاری مورد استفاده قرار می گیرد.

مبانی نظری فناوری اطلاعات در سازمان ها، این امکان را به ما می دهد تا بهتر درک کنیم که چگونه فناوری اطلاعات می تواند در بهبود عملکرد سازمان ها مفید باشد. در زیر به برخی از این مبانی اشاره می کنیم:

۱. مدل سازمانی: مدل سازمانی مربوط به ساختار و طرح مجموعه ای از روش ها و فرآیندهای سازمان است. فناوری اطلاعات می تواند برای بهبود ساختار سازمان و افزایش بهره وری در فرآیندهای آن مورد استفاده قرار گیرد. مثلا، سیستم های مدیریت محتوای دیجیتال می توانند بهبود ارتباطات داخلی و بیرونی سازمان را فراهم کنند.

۲. رویکرد مدیریت دانش: رویکرد مدیریت دانش بر پایه این فرض استوار است که دانش، یکی از دارایی های مهم سازمان است و باید برای تحقق اهداف سازمانی بهینه سازی شود. فناوری اطلاعات می تواند به منظور تسهیل به اشتراک گذاری دانش در سازمان ها استفاده شود، برای مثال سیستم های مدیریت دانش.

۳. مدیریت فرآیندها: مدیریت فرآیندها شامل تعیین و بهبود فرآیندهای سازمان است. فناوری اطلاعات می تواند به عنوان یک ابزار برای بهبود فرآیندهای سازمان مورد استفاده قرار گیرد، مثلا با پیاده سازی سیستم های ERP.

مبانی نظری فناوری اطلاعات در سازمان

مدل سازمانی (Organizational model)

رویکرد مدیریت دانش (Knowledge management approach)

مدیریت فرآیندها (Process management)

سیستم های ERP (Enterprise Resource Planning systems)

مدل سازمانی (Organizational model)

مدل سازمانی یک مدل مفهومی است که توصیفی از سازمان، ساختار و فرآیندهای آن ارائه می دهد. این مدل ها برای بهینه سازی کارایی، بهبود عملکرد، کاهش هزینه ها و افزایش توانمندی سازمان ایجاد شده اند.

در واقع، مدل سازمانی یک نقشه ذهنی از سازمان و ساختار آن است که برای درک بهتر فرآیندها، ارتباطات و توانمندی های سازمان استفاده می شود. مدل سازمانی شامل ساختار سازمانی، رویکرد مدیریت، فرآیندهای کسب و کار، ارتباطات داخلی و بیرونی و سیستم های اطلاعاتی می شود.

هر سازمان ممکن است از یک مدل سازمانی متفاوت استفاده کند، بسته به اهداف و شرایط خاص آن. برای مثال، یک سازمان با هدف دستیابی به افزایش سود، از مدل سازمانی پایه-به-سود استفاده می کند، در حالی که یک سازمان غیرانتفاعی ممکن است از مدل سازمانی مرکزیت-به-انسان استفاده کند که بر تأکید بر انسانیت و اهمیت توانمندی های افراد تأکید دارد.

با توجه به اهمیت مدل سازمانی در بهبود کارایی سازمان، پیاده سازی مدل سازمانی مناسب و منطبق با شرایط سازمان بسیار حیاتی است.

نظریه مدل سازمانی (Organizational model) مربوط به دانشمندان مختلفی است که در طول زمان به بررسی و توسعه آن پرداخته اند. این دانشمندان شامل تئوری های مدیریتی و سازمانی هستند که با تأکید بر بهبود کارایی و عملکرد سازمان، مدل های سازمانی مختلفی را پیشنهاد داده اند.

بعضی از مهمترین نظریه ها و دانشمندانی که به مدل سازمانی مرتبط هستند عبارتند از:

تئوری ساختار سازمانی (Organizational Structure Theory) – مرتبط با دانشمندان مانند هنری فییور، مورگان، و گالبرایت

تئوری مدیریت علمی (Scientific Management Theory) – مرتبط با فردریک تیلور

تئوری رفتار سازمانی (Organizational Behavior Theory) – مرتبط با دانشمندان مانند داگلاس مک‌ گرگور، کریس آرگایس، و ژان پول سارت

تئوری مدیریت کیفیت کل (Total Quality Management Theory) – مرتبط با ویلیام دمینگ و جوزف جوران

همه این نظریه ها و دانشمندان به مدل سازمانی و بهبود عملکرد سازمان اهمیت می دهند و به تعیین ساختار، فرآیندها، ارتباطات و سیستم های اطلاعاتی در سازمان کمک می کنند.

رویکرد مدیریت دانش (Knowledge management approach)

رویکرد مدیریت دانش (Knowledge management approach)، به مدیریت و بهینه سازی دانش سازمانی با استفاده از فرآیندهای ارتباطی، تکنولوژی و سیستم های اطلاعاتی اشاره دارد. در این رویکرد، دانش به عنوان یکی از دارایی های مهم سازمان شناخته شده است که می تواند به عنوان یک منبع برای بهبود کارایی و افزایش توانمندی سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

رویکرد مدیریت دانش، شامل مراحل گردآوری، سازماندهی، ذخیره سازی، به اشتراک گذاری و استفاده از دانش است. برای انجام این کار، سازمان ها می توانند از ابزارهای مدیریت دانشی مانند سیستم های مدیریت دانش، سیستم های نمایش و بازیابی اطلاعات، شبکه های اجتماعی و سایر ابزارهای تکنولوژیکی استفاده کنند.

رویکرد مدیریت دانش به منظور بهبود عملکرد سازمان، کاهش هزینه ها، افزایش نوآوری، افزایش بهره وری و بهبود ارتباطات و هماهنگی بین اعضای سازمان استفاده می شود. در واقع، این رویکرد به سازمان ها کمک می کند تا از دانش داخلی و خارجی خود استفاده کنند و بتوانند با تحلیل داده های داخلی و خارجی، تصمیمات بهتری بگیرند و از فرصت های جدید بهره مند شوند.

نظریه رویکرد مدیریت دانش (Knowledge management approach) مربوط به دانشمندان و متخصصان مختلفی است که در زمینه مدیریت دانش فعالیت می کنند. این نظریه در دهه 1990 میلادی در بین محققان و صنعتگران آغاز شد و در طول سال ها توسعه پیدا کرد.

می توان گفت که نظریه مدیریت دانش در واقع محصول چندین دهه تحقیق و پژوهش در زمینه های مختلفی از جمله مدیریت، روانشناسی، فناوری اطلاعات و سازمان شناسی است. برخی از مهمترین نویسندگان و متخصصانی که در این حوزه فعالیت داشته اند عبارتند از:

پیتر دراکر (Peter Drucker) که اولین بار در سال 1959 در مورد مفهوم دانش سازمانی نوشته است

آیزاک کولینز (Isaac Collins) که در کتابش “شرکتهای برتر شناخته شده” (Built to Last) درباره اهمیت مدیریت دانش در شرکت های موفق صحبت کرده است

آلن برادفورد (Allen Bradford) که نویسنده کتاب “مدیریت دانش: رویکردی عملی” است

جیمز ویک (James W. Cortada) که در کتاب “دانش سازمانی” (The Knowledge Manager’s Handbook)، در مورد روش های مختلف مدیریت دانش صحبت کرده است

به طور کلی، رویکرد مدیریت دانش یک رویکرد چندرشته ای است که از مبانی نظری و عملیاتی مختلفی پشتیبانی می کند و بر اساس تجربه های صنعتی و تحقیقات علمی در طول سال ها توسعه یافته است.

مدیریت فرآیندها (Process management)

مدیریت فرآیندها (Process management) به معنای بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار در یک سازمان است. در واقع، مدیریت فرآیندها شامل شناسایی، تعریف، طراحی، بهینه سازی و کنترل فرآیندهای سازمانی است که به دستیابی به اهداف سازمانی کمک می کند.

به عنوان مثال، مدیریت فرآیندها می تواند به بهبود روند تولید، کاهش هزینه ها، بهبود کیفیت، افزایش رضایت مشتریان و بهبود کارایی سازمان کمک کند. در این رویکرد، ابزارهایی مانند شناسایی و طراحی فرآیندهای کسب و کار، تعریف معیارها و شاخص های کیفیت، مدیریت تغییرات و کنترل فرآیندها استفاده می شود.

مدیریت فرآیندها با تمرکز بر فرآیندهای کسب و کار، به سازمان ها کمک می کند تا بتوانند بهترین شیوه برای انجام کارها را پیدا کنند و به سرعت و با بهبود کیفیت به نتایج مطلوب دست یابند. همچنین، این رویکرد باعث افزایش هماهنگی بین اعضای سازمان، کاهش هزینه های تکراری، و بهبود رضایت کارکنان و مشتریان می شود.

مدیریت فرآیندها (Process management) یک رویکرد مدیریتی چندرشته ای است و مربوط به چندین دانشمند و متخصص در زمینه های مختلف است. با این حال، در ابتدای بررسی و تحقیقات در این حوزه، ویلفردو فردیناند (Wilfredo Ferdinand) یک متخصص در زمینه بهینه سازی فرآیندها به عنوان بنیانگذار نظریه مدیریت فرآیندها شناخته شده است. او در دهه 1940 میلادی به تحقیق در زمینه بهبود کارایی صنعتی پرداخت و روش هایی را برای بهینه سازی فرآیندهای تولید و صنعتی پیشنهاد داد.

در سال های بعدی، تحقیقات و پژوهش های بیشتری در زمینه مدیریت فرآیندها انجام شد و دانشمندان مختلفی در این حوزه فعالیت کردند. از جمله متخصصانی که در این زمینه شناخته شده اند می توان به آیزاک ادلمن (Isaac Adlerman)، ویلیام دیمینگ (William Deming)، جوزف جوران (Joseph Juran)، ادوارد دمین (Edward Deming) و آلن تورینگ (Allen Turing) اشاره کرد.

به طور کلی، نظریه مدیریت فرآیندها مربوط به دانشمندان و متخصصان مختلفی است که در زمینه بهبود فرآیندها، کاهش هزینه ها، بهبود کیفیت و افزایش کارایی کسب و کار فعالیت می کنند.

سیستم های ERP (Enterprise Resource Planning systems)

سیستم های مدیریت منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning systems) یا به اختصار ERP، سیستم هایی هستند که در سازمان ها برای مدیریت فرآیندها، منابع و اطلاعات مختلف استفاده می شوند. این سیستم ها در واقع مجموعه ای از نرم افزارهای کاربردی هستند که تمامی بخش های سازمان را در بر می گیرند و به سازمان کمک می کنند تا بهترین شیوه مدیریت منابع خود را پیدا کنند و از تمامی منابع خود به بهترین شکل استفاده کنند.

با استفاده از سیستم های ERP، سازمان ها می توانند فعالیت های خود را از طریق یک سیستم یکپارچه مدیریت کنند و به اطلاعات خود دسترسی داشته باشند. این سیستم ها شامل ماژول های مختلفی هستند که برای مدیریت مالی، عملیات، تامین زنجیره تامین، مدیریت منابع انسانی و سایر بخش های سازمان استفاده می شوند.

با استفاده از سیستم های ERP، سازمان ها می توانند از اطلاعات دقیق و به روز خود استفاده کنند و تصمیمات بهتری بگیرند. این سیستم ها به سازمان ها کمک می کنند تا کارایی و بهره وری خود را بهبود بخشند، هزینه های خود را کاهش دهند، فرآیندهای خود را بهبود بخشند و به شکل بهتری با مشتریان خود ارتباط برقرار کنند.

سیستم های ERP از دهه 1990 میلادی شروع به توسعه و استفاده شدند و امروزه بسیاری از سازمان های بزرگ و کوچک در سراسر جهان از این سیستم ها برای مدیریت منابع خود استفاده می کنند.

سیستم های مدیریت منابع سازمانی (ERP)، به عنوان یک سیستم یکپارچه برای مدیریت منابع و فرآیندهای سازمانی، از مبانی نظری و عملیاتی مختلفی پشتیبانی می کنند. به طور کلی، نظریه سیستم های ERP مربوط به گروهی از متخصصان و دانشمندانی است که در زمینه های مختلفی مانند مدیریت، فناوری اطلاعات، سازمان شناسی، بازاریابی و مالیات فعالیت می کنند.

اگرچه نظریه سیستم های ERP به صورت یکپارچه از مبانی نظری و عملیاتی مختلفی استفاده می کند، اما برای برخی از این مبانی می توان به عنوان مؤسسان نام برد. به عنوان مثال، تئودور لوئیسون (Theodore Levitt) که در حوزه بازاریابی فعالیت داشت، به معرفی مفهوم یکپارچه سازی فرآیندهای کسب و کار پرداخت و تأثیر آن بر بهره وری و کاهش هزینه های سازمانی را بررسی کرد.

دیگر دانشمندانی که در توسعه و بهبود سیستم های ERP نقش داشته اند، شامل جیمز مارتین (James Martin) که در زمینه فناوری اطلاعات و توسعه نرم افزارهای کاربردی فعالیت داشته، و دیوید آکرز (David Aker) که در زمینه استراتژی کسب و کار فعالیت داشته است، می باشند.

به طور کلی، نظریه سیستم های ERP یک رویکرد چندرشته ای است و از مبانی نظری و عملیاتی مختلفی استفاده می کند.